Warum Zeitmanagement deine Zeitprobleme nicht löst

Wie viele Ratgeber zum Thema Zeitmanagement hast du gelesen?

Haben die ausgefuchster Ratschläge und geheimer Formeln deinen Termindruck, Stress und das Gehetztsein beseitigen können?

Wenn nicht, dann lies dir die folgende Geschichte genau durch:

Herbert hat seine Zeitmanagementinstrumente in unzähligen Seminaren geschärft. Er hat die volle Kontrolle. Zufälle haben in seinem Zeitplan keinen Platz.

Vor dem morgendlichen Meeting mit seinem Chef, geht er eine Stunde laufen – Sport muss sein. Danach ab ins Büro.

Aus Ratgebern weiß er, dass er am Vormittag fokussierter arbeiten kann. Er konzentriert sich deshalb erstmal auf die wichtigen Aufgaben — E-Mail-Bomben werden am Nachmittag entschärft.

Jetzt ist es halb eins, Zeit fürs Futter. Herbert isst natürlich Salat statt Schweinebauch. Vor seinem Meetingmarathon, hat er sich eine Stunde für sein Projekt geblockt.

Dank seines perfekten Zeitmanagements, hat er nach Feierabend genügend Zeit, für das Abendessen mit seiner Familie.

Perfekt! Oder doch nicht? Was passiert, wenn wir uns diese Geschichte genauer ansehen?

Ein ausgebrannter Mann

Die Pulsuhr treibt Herbert beim morgendlichen Lauf vor sich her. Eigentlich ist er kein Morgenmensch. Die frühe Laufstunde hat ihm sein Personal Coach verordnet.

Schon seit Kilometer 5 rechtfertigt er vor seinem Chef, gedanklich den Verzug seiner Projekte. Daran sind seine Kollegen schuld. Sie rauben ihm doch die Zeit mit Abstimmungsmeetings.

Beim Mittagessen entspannt er nicht wirklich. Ein Kollege jammert bereits über ein gemeinsames Projekt, während die abgezählten Kalorien schnell im Rachen verschwinden.

Zurück am Bürotisch zappeln seine Füße, da die Zeit drängt. Er muss die reservierte Stunde für sein Projekt möglichst effizient nutzen. Da sein Kollege mit dem Temperament und der Lautstärke eines Hamburger Marktschreiers telefoniert, kann er sich kaum konzentrieren.

Die Stunde verstreicht ziemlich unproduktiv und das nächste Meeting wartet schon.

Am Ende hat es Herbert rechtzeitig zum Abendessen nach Hause geschafft. Er schaut zwar nur ausgebrannt über den Esstisch, aber immerhin ist er da. Zeitlich hat er alles geschafft, aber wie lange hat er noch die Energie für diesen Marathon.

Erkennst du das Problem?

Zeiterfahrung ist nicht gleich Uhrzeit und Zeitprobleme lassen sich mit reinem Zeitmanagement nicht lösen.

In diesem Beitrag erfährst du, was du neben deinem Zeitmanagement beachten musst, um Stress zu vermeiden und dich nicht zu hetzen.

Lesezeit: ca. 12 Minuten

Was ist eigentlich das Problem?

Grund für die zunehmenden Zeitprobleme, sind die heutigen Rahmenbedingungen.

Damit gleich alle Schwarzmaler vorgewarnt sind: Ich dresche bestimmt nicht auf die Globalisierung ein oder stelle Entwicklungen des 21. Jahrhunderts als Teufelszeug dar. Solltest zu diesen jammernden Pessimisten gehören, kannst du hier abbrechen. Duellier dich lieber am G7-Gipfel mit der Polizei.

Das wirtschaftliche Wachstum hat seine Vor- und Nachteile. Aber weder du noch ich, werden diesen Prozess stoppen. Außerdem geht es mit der Welt dadurch Berg auf. Schau mal bei Our World in Data vorbei und lass dich von Fakten überzeugen:

Es geht uns immer besser

Gleichzeitig nimmt die mentale Belastung wegen des beschleunigten Alltags zu. Die Folge: Burnout, Depression und Krise.

Verschwende deine Energie nicht, indem du versuchst die Gegebenheiten zu ändern. Nimm deine Zeitprobleme selbst in die Hand.

Der Umstand, dass du gehetzt bist und dein Zeitmanagement nicht den gewünschten Erfolg bringt, liegt am falschen Umgang mit der Zeit. Du kannst deine innere Uhr nicht mit deiner Rolex (falls du eine besitzt 🙂 ) synchronisieren. Das klappt mit keiner Uhr.

Aber bevor wir uns an die Lösungen machen, schauen wir uns mal die Ursachen genauer an.

Fehlende Übergänge

Bei der Umsetzung des Zeitmanagements, geht es in erster Linie darum, deinen Terminkalender effizient zu füllen. Eine Aufgabe folgt der nächsten. Alles ist durchgetaktet, wie der Fahrplan der Bahn — wenn sie mal pünktlich ist 🙂

Du lässt keine Lücken zu, in denen du einfach mal nichts tust und durchatmest. Du springst von einer Handlung zur nächsten. Es bleibt keine Zeit mehr, um das Erlebte zu verarbeiten.

Beschleunigen

Bei allem was du tust, neigst du dazu das Tempo zu erhöhen. Um mehr Freizeit zu haben, arbeitest du noch schneller.

Leider nimmst du die Beschleunigung mit in dein Privatleben. Hier noch schnell eine Einkaufstour, da noch ein kurzes oberflächliches Treffen.

Viele versuchen dieses Problem zu lösen, indem sie noch mehr Gas geben. Das ist wie Öl ins Feuer zu gießen. Weil das nicht mehr funktioniert, haben wir etwas Tolles erfunden: Multitasking

Alles gleichzeitig machen

Weil du nicht mehr beschleunigen kannst, trickst du deine Zeitnot aus. Du erledigst Sachen gleichzeitig.

Mit der Sprach-App lernst du beim Laufen spanisch. Während dem Meeting checkst du E-Mails und telefonierst heimlich unter dem Tisch.

Solche Menschen bezeichnet der Zeitforscher Karl Heinz Geißler als Simultanten. Nein, damit sind nicht die gemeint, die ihr Wochenende mit Krankenstand verlängern.

Und weil wir so gerne Dinge gleichzeitig machen, hat uns Steve Jobs das Smartphone geschenkt. Tausende Apps machen uns noch effizienter. Unterwegs können wir nebenbei Aufgaben erledigen und natürlich Candy Crush spielen.

Du hast alle Möglichkeiten der Welt

Es ist ungefähr so, wie hungrig einkaufen zu gehen. Die vielen Sonderangebote machen es dir leicht zuzugreifen. Am Ende passen deine Einkäufe kaum mehr auf das Kassenband.

In allen Lebensbereichen sehen wir einen Möglichkeitenüberschuß. Dir bleibt ganz alleine überlassen, was du von den vielen Wahlmöglichkeiten auswählst.

Du kannst dich am Wochenende im Park entspannen oder dich mit deiner GoPro aus dem Flugzeug stürzen.

Du machst eine Woche Urlaub und lungerst nur Faul am Strand herum? Solltest du nicht lieber das Adventure-Package kaufen und vor jeder Sehenswürdigkeit ein Selfie machen ?

Obwohl wir immer mehr erleben, warten wir darauf, die besonderen Momente zu erleben. Man hüpft immer weiter und weiter, in der Hoffnung, dass sie kommen.

Hol alles aus dir raus

Das alles findet unter dem Trend der Selbstoptimierung statt. Bei allem soll man das Beste aus sich herausholen. Ja, es gibt sie bereits, die App mit der man selbst den Urin messen kann.

Wir spornen uns freiwillig zu Höchstleistungen an. Niemand wird mehr ausgepeitscht, das machen wir selber. Gefährlich wird es, wenn wir das gesunde Maß dauerhaft verlassen. Wenn wir uns ständig getrieben fühlen, noch mehr zu leisten und versuchen alles aus unserer Zeit herauszuholen.

Für die Rastlosen gibt es selbst verordnete Wellness-Wochenenden, die dich auf Knopfdruck entspannen sollen, um möglichst schnell wieder zu funktionieren.

Aber Uhrzeit nimmt auf uns keine Rücksicht und darunter leidet auch das Gefühl, wie du deine Zeit wahrnimmst.

Vermeintliche Lösungen

Schlechte Aussichten, oder? Nein. Ich zitiere dazu gerne die Mutter von Forrest Gump:

„Dumm ist der, der dummes tut.“

Google spuckt tausende Expertentipps und Lösungen  aus. Nur wenige Ratschläge sind besser, als die deiner Großmutter.

Die Lösung vom Discounter

Es gibt Lösungen, aber viele bieten die billige Ware vom Discounter an. Sie sind wie TV-Spots, die dir Ramsch als Qualitätsware verkaufen wollen. Die Versprechen lauten so:

  • 10 Dinge damit du noch mehr erledigen kannst
  • Der Geheimtipp für ein effizienteres Zeitmanagement
  • So kannst du noch mehr aus deinem Tag herausholen

Alles more of the same. Sie lassen deine Zeitprobleme nur kurzfristig verschwinden, bis deine Energiereserven dann völlig erschöpft sind.

Die radikalen Lösungen

Dass sich die Menschen über die Probleme bewusst sind, lässt sich nicht bestreiten. Es gibt genügend Gegenströmungen. Mit Entschleunigung und Minimalismus sollen wir auf die Bremse steigen. Natürlich extrem, mit vielen Regeln und Zwängen.

Du steigst aus dem einen Hamsterrad aus und ins Nächste ein. Man kann aus diesen Lebenskonzepten viel über einen guten Umgang mit der Zeit lernen. Nicht mehr und nicht weniger.

Die 6 Zeitdimensionen

Zeitmanagement ermöglicht dir, deine Zeit zu kontrollieren. Dass dies eine Illusion ist, weißt du spätestens, wenn dein Laptop vor einer wichtigen Präsentation den Geist aufgibt.

Zeitmanagement-Gurus predigen Effizienz und Selbstdisziplin. Unter diesen Aspekten funktioniert Zeitmanagement wunderbar. Aber was passiert, wenn dir mal die Energie fehlt, um die Maschinerie deiner Zeitplanung aufrechtzuerhalten?

Die Qualität deiner Zeit, berücksichtigen die Gurus kaum und jeder Mensch empfindet Zeit anders. Schon mal 5 Minuten auf den Bus gewartet? Fühlt sich länger an, als morgens 5 Minuten länger im Bett zu liegen.

Nur die Zeiger auf deinem Handgelenk ticken immer gleich schnell.

Deshalb solltest du dir Zeit nehmen und beobachten, wie du deinen Tag verbringst. Wo gibt es Zeitnotstände und woher kommen deine Zeitqualitäten? Ist dein Akku jeden Tag vollkommen aufgebraucht und hast du Zeit, ihn wieder aufzuladen?

Der Autor Frank Michael Orthey beschreibt ein Modell, mit dem es möglich ist, dein Zeiterleben und den Umgang mit der Zeit zu analysieren — eine Art Zeitreise.

Die 6 Zeitdimensionen nach Orthey

Um deine Zeitprobleme einzudämmen, solltest du dich mit den verschiedenen Zeitdimensionen auseinandersetzen. Schau dir diese genau an und fang an dir Fragen zu stellen:

Aufgabenzeiten

Es beginnt etwa so: „Kannst mir bitte helfen?“ Dank deinem Kollegen, hast du nun noch eine Aufgabe an der Backe. Mehr Zeit bekommst du dafür nicht.

Du beginnst dich zu stressen und beschleunigst dein Arbeitstempo. Du beginnst Fehler zu machen und das Geschrei im Großraumbüro macht Konzentration unmöglich.

Deine wirkliche Aufgabe (Kernaufgabe) hast du nicht mal begonnen.

Jetzt beginnt alles zu trudeln. Weil du Gas gibst, machst du mehr Fehler und der Teufelskreis wird durch weitere Aufgaben verschärft.

Um dieses Szenario zu vermeiden, solltest du deinen Arbeitsalltag mal genau unter die Lupe nehmen:

  • Erledigst du die Aufgaben deiner Kollegen, statt dich auf deine zu konzentrieren? Solltest du vielleicht öfter Nein sagen?
  • Reicht die geplante Stunde für deinen Bericht nicht aus, um gute Arbeit abzuliefern? Kannst du dir mehr Zeit für Kernaufgaben einräumen?
  • Brauchst du mehr Ruhe um dich zu konzentrieren?
  • Wodurch entstehen Zeitnotstände während deiner Arbeit?

Organisationszeiten

Ohne Ordnung geht es nicht. Vor allem in deinem Job, gibt es viele Regeln und Prozesse, die es einzuhalten gilt. Die Spielregeln deines Bosses, kannst du nicht einfach umschreiben.

Die Organisation bringt Prozesse und Pflichten mit sich, die notwendig sind, um das komplette Chaos zu verhindern.

Hast du den halben Tag nur damit verbracht, deinen Terminkalender zu füllen? Glüht dein Telefon vor lauter Abstimmungstelefonaten? Versuchst du dein E-Mail-Postfach vergeblich mundtot zu machen, indem du jedes Mail beantwortest?

Problematisch wird es, wenn du kaum dazu kommst deine Arbeit zu erledigen.

Organisationszeit kann zum Zeitfresser werden und verhindert, dass du mit wichtigen Kernaufgaben weiterkommst. Daher ist es wichtig, diese Zeit auf ein Minimum zu reduzieren. Stell dir daher folgende Fragen:

  • Wie viel Zeit verbringst du mit Organisationstätigkeiten?
  • Wie beeinflussen dich die Vorgaben?
  • Kannst du dir deine Arbeitszeit selber einteilen und sie effizienter gestalten?

Kulturzeiten

Kannst du dich noch an deine ersten Tage in deinem neuen Job erinnern? Alles ist anders. Dir wird gesagt, wann du Pause machen sollst.

Wenn du deine Mittagspause lieber kurz haltest und gezwungen wirst, mit anderen eine Stunde in der Kantine zu verbringen, dann schadet das deiner Leistung und Kreativität.

Dein Chef rollt die Augen, weil du um 3 nach Hause gehst, obwohl du dich seit 6 Uhr für deine Firma ins Zeug legst? Das keiner vor dem Chef nach Hause geht, gehört zu den informellen Regeln. Auch sie verursachen Zeitprobleme.

Deshalb ist es wichtig deine Kulturzeiten kennen und zu versuchen Lösungen zu finden:

  • Wie sieht die Zeitkultur in deinem Job aus? Werden deine Routinen gestört?
  • Arbeitest du schneller und gehst dafür früher nach Hause? Oder brauchst du etwas länger um ein Meisterwerk abzuliefern?
  • Machst du deine Pausen lieber später?

Sozialzeiten

Ich liebe die verordneten Smalltalks mit Kollegen. Ein gemeinsames Frühstück an einem apokalyptischen Montagmorgen, bei dem das Team noch näher zusammenwachsen soll. Im Hintergrund läuten die Telefone und manche Kollegen schmieren ihr Brot auf dem Laptop.

Ganz tolle Atmosphäre für die Teambildung…

Aber sein wir uns ehrlich, meistens gibt es nicht mal das und es bleibt kaum Zeit, um sich zu unterhalten — ausgenommen Diskussionen über Projekte und marode Prozesse.

Um dies zu verbessern, muss du die Bedürfnisse deines Umfelds beobachten. Soziale Kontakte bleiben nur gesund, wenn man sie pflegt. Wie viel Zeit widmest du deinem Lebenspartner, deinen Kindern, deinen Freunden oder deinen Arbeitskollegen? Nur wenn jeder die angemessene Aufmerksamkeit erhält, bleib die Beziehung aufrecht.

  • Bleibt auch mal Zeit für Feedback deiner Kollegen?
  • Hast du genügend Zeit für Kontakt mit anderen Menschen?
  • Sind deine Kontakte nur oberflächlich?
  • Wie ist das Verhältnis zwischen privaten und geschäftlichen Kontakten?

Eigenzeiten

Der Druck auf die Eigenzeiten wird immer größer. Du sollst auch in deiner Freizeit produktiv sein und nicht trödeln. Tage werden zunehmend unstrukturierter, aber sicher nicht unabhängiger.

Alles ist möglich. Du kannst dich noch heute für einen Online-Kurs zum zweiten Karriereweg anmelden. Zeit sich zu erholen, bleibt zunehmend auf der Strecke. Du hast kaum noch die Möglichkeit Momente zu genießen, wenn du immer schon einen Schritt in der Zukunft bist.

Durchleuchte deshalb ganz genau, wie du mit deiner Eigenzeit umgehst:

  • Bleibt für dich noch genügend Zeit, um Dinge zu genießen?
  • Erkenne deine eigenen Bedürfnisse. Wofür brauchst du Zeit, damit es dir gut geht?
  • Brauchst du eine Stunde pro Tag, in der mal nichts geplant ist und du einfach nichts machst?
  • Bleibt Zeit für deine Gesundheit?

Naturzeiten

Im Zeitmanagement wird etwas besonders gerne vergessen:

Du hast nur begrenzte natürliche Ressourcen!

Nicht jeder ist Frühaufsteher und nicht jeder benötigt nur 5 Stunden Schlaf, um fit zu sein.

Wir sind von natürlichen Rhythmen abhängig und können sie nicht austricksen. Wenn du am Vormittag 5 Termine in deinen Kalender quetschen konntest, ist deine Aufnahmefähigkeit spätestens beim letzten am Nullpunkt.

Wenn du deine Naturzeit lange vernachlässigst, sind deine Akkus irgendwann leer. Daran ändert auch das 5-Sterne-Deluxe-Wellness-Wochenende nichts. Nicht umsonst finden sich immer mehr Menschen in Burnout-Kliniken wieder.

Deshalb ist es wichtig die Naturzeiten zu beachten:

  • Wann bist du fit, wann ist dein Leistungshoch?
  • Wie ist dein Alltag strukturiert?
  • Wunderst du dich über Augenringe, wenn du statt zu schlafen bis spät in die Nacht arbeitest?
  • Ist es vielleicht besser, wenn du deinen Morgenlauf zum Abendspaziergang machst?

Zeitliche Situation kennenlernen

Was fängst du mit diesen Zeitdimensionen an?

Die gängigen Zeitmanagementmethoden nehmen selten Rücksicht auf deine zeitliche Situation. Die Tricks und Pläne, lassen deine Zeitprobleme nur kurzfristig verschwinden.

Um langfristig besser mit deiner Zeit umzugehen, musst die Zeitdimensionen erforschen. Sie sind ein Werkzeug, mit dem du deine Zeitzufriedenheit steigern kannst. Du erhältst ein umfassendes Bild über deine zeitliche Situation und siehst, wo du Dinge ändern solltest.

Lerne gelassener mit deiner Zeit umzugehen. Es kommt genügend Zeit nach. Du kannst nicht jede Minute genau planen. Das Leben ist dazu einfach zu unberechenbar.

Werde kein Opfer deines Zeitmanagements und beobachte was es mit dir macht.

Verschaffe dir genügend Auszeiten. Widme Menschen und Dingen die dir wichtig sind, die Zeit die sie brauchen.

Verbinde den Takt der Uhrzeit mit deinem Rhythmus und lebe entspannter.

Setzt dich hin und erkenne, was die Zeit mit dir macht.

Leg los und mach das Beste aus deiner Zeit

Wenn du dein Leben wirklich verändern und Rhytmus in deinen Alltag bringen willst, musst du dran bleiben. Ich schicke dir dazu ab sofort regelmäßig Tipps und Storys, die dich motivieren. Trag dich ein und lerne:

➤ Wie du deine Ziele fokussiert verfolgst

➤ Wie du mit deiner Zeit besser umgehst

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Ich freue mich schon darauf, dein Leben zu bereichern.

2019-05-17T10:22:26+01:00Lifestyle|0 Kommentare

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